La claridad en la distribución de tareas es indispensable en un entorno de trabajo marcado por la distancia física entre los componentes del equipo.

Por Mar Puchau de Lecea, directora del Área Académica y Calidad del Campus Universitario de ESIC Barcelona.

La capacidad de atraer, retener y gestionar el talento es, sin duda, uno de los retos más importantes para las organizaciones. El COVID-19 ha forzado a las empresas a replantear multitud de aspectos relacionados con su actividad y, muy especialmente, la coordinación de sus equipos en escenarios remotos en los que habitualmente no se desenvuelven o a los que hasta ahora recurrían en muy contadas ocasiones. De la noche a la mañana, empresas de todo tipo han abrazado el sistema de trabajo en remoto y, en este contexto, los líderes de equipo han debido replantear la distribución de tareas, las comunicaciones entre los integrantes y la coordinación de los resultados de las diferentes áreas para garantizar un eficaz desarrollo de su actividad. Establecimiento y consecución de objetivos, comunicación y cohesión de los grupos de trabajo continúan siendo las cuestiones clave, que se han visto replanteadas y adaptadas en los últimos meses.

Procedimentar y establecer de nuevo el who is who ayudará a que los integrantes del grupo de trabajo se reafirmen en su campo de acción, asuman sus tareas con seguridad y tengan referencia clara de a quién acudir ante posibles dudas. Recordar las reglas del juego y puntualizar las adaptaciones que hayan podido tener lugar genera tranquilidad al equipo y empodera a cada uno de sus miembros, otorgándole autonomía y control sobre su actividad y responsabilizándole de la consecución de sus objetivos. La mayoría de plataformas colaborativas para la gestión de proyectos en entornos de smartworking (Microsoft Teams, Slack, Asana, por poner algunos ejemplos), permiten compartir documentos de procedimiento y de reparto de tareas en la nube, de forma que queden accesibles para todos y funcionen como brújula del trabajo en conjunto.

La comunicación es otro aspecto clave de la gestión de equipos que debe adaptarse al escenario a distancia, asegurando que se incrementa su intensidad. Debemos tener en cuenta que la adaptación de los últimos meses a un workplace remoto ha tenido lugar en un escenario global de confinamiento y aislamiento social. La gestión de equipos consiste en asegurar el bienestar de las personas con las que se trabaja y ofrecer herramientas para alimentar su sentimiento de pertenencia al equipo e implicación en el proyecto común. A este respecto, son importantes las reuniones a través de sistema de videoconferencia (Zoom, Skype, Hangouts) o las llamadas telefónicas, que permiten al coordinador una interacción directa con cada miembro del equipo, advertir la energía que proyectan y la actitud con la que abordan sus ocupaciones. Personalizar las comunicaciones es prioritario para dar al factor social del trabajo la importancia que merece, transmitir la confianza en la labor y el rendimiento del equipo y mostrar empatía hacia las dificultades que los miembros puedan expresar. Y es que la diversidad del equipo se hace patente también en un escenario de teletrabajo y el líder de grupo debe tenerla en cuenta para valorar las soluciones de gestión que mejor se adapten a él. Es importante revisar los estilos de trabajo de los componentes: por ejemplo, miembros del equipo que en formato presencial tienden a acudir a compañeros y superiores y que, en un escenario de teletrabajo, acusarán especialmente la falta de interacción o, por el contrario, trabajadores que acostumbran a trabajar de modo más independiente y que corren el riesgo de “desconectarse” del equipo al trabajar a distancia. Y, por supuesto, es fundamental, también, mencionar las situaciones personales y familiares que determinan horarios y picos de productividad de los miembros del equipo y pueden condicionar las convocatorias de reuniones o los canales de comunicación más eficaces.

Precisamente, tan importante como asegurar el flujo de comunicación, es determinar los canales por los que se produce. La variedad es amplia y mucho mayor que en entornos presenciales de trabajo, por lo que el líder del equipo debe concretar los canales deseados y adecuados para cada tipo de comunicación. Las plataformas colaborativas funcionan bien como repositorio de información conjunta y como espacio de monitorización de la evolución del proyecto común. Las herramientas de mensajería instantánea que, en la mayoría de ocasiones están disponibles en estas plataformas, favorecen la sensación de proximidad entre los miembros del equipo y ofrecen la ventaja de generar un espacio para la resolución de dudas de solución sencilla y rápida, salvando obstáculos que pueden retrasar el cumplimiento de tareas. Por otro lado, el correo electrónico es especialmente importante para la comunicación oficial de cualquier novedad o avance en el proyecto que implique a varios miembros del mismo grupo de trabajo. Sin duda las reuniones con sistemas de videoconferencia deben reservarse para llevar a cabo briefings al inicio de la semana que ofrezcan el foco y objetivo que debe conseguirse, estimulen al trabajador y optimicen su actividad individual, generándole espacio autónomo para la organización y desempeño de tareas.

Es importante mantener la periodicidad en las reuniones pero limitar cantidad y duración, de modo que se reserven bloques de tiempo de calidad para el desempeño de las tareas propias. De este modo, se preserva su objetivo principal: establecer los hitos del siguiente periodo y el mecanismo de reporte a los demás miembros del grupo. La presentación de informes de progreso, por ejemplo, constituye un medio útil para el seguimiento del avance del proyecto. Además de ofrecer una visión del desarrollo del plan de trabajo, el informe ayuda a la motivación de los componentes que, al sentir que se valora su talento, hacen suya la tarea, contemplan diferentes modos de introducir mejoras, optimizan sus resultados para continuar avanzando y, en definitiva, sienten la importancia de su quehacer individual en el conjunto del proyecto común.

La cohesión del equipo depende precisamente de la calidad de su comunicación. Además de asegurar y supervisar las tareas y actividades de cada miembro del equipo, el gestor de un grupo de talento debe establecer vías de comunicación fluidas y eficaces con todos los trabajadores que permitan crear un espacio accesible de intercambio de impresiones. De este modo se genera la confianza necesaria para entablar diálogos honestos, a través de los cuales detectar a tiempo cualquier inestabilidad y trabajar en su resolución. Una de las prioridades del líder de equipo debe ser siempre ofrecer un espacio en el que prime el bienestar de los miembros del grupo, que potencie su cohesión y contribuya a la consecución de resultados.

En suma, la gestión del talento de una organización ha de adaptarse al escenario remoto no tanto creando nuevos mecanismos, sino reforzando los ya conocidos y poniendo a las personas en el centro. Es responsabilidad del coordinador de equipo establecer los estándares del nuevo entorno y atenuar el impacto del cambio de ambiente de trabajo, con el fin de ofrecer estabilidad a los trabajadores. Los líderes de equipo deben incrementar e incentivar la comunicación entre los miembros, plantear objetivos claros y asequibles al equipo y esforzarse especialmente por cohesionar a un grupo que, aunque a distancia, trabaja por un objetivo común.